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保持高效与专注的 5 个习惯

日常工作中,可能由于各种各样的信息干扰和诱惑,人在保持高效工作与专注上要面对的挑战其实不小。回顾我自己的一些工作经验和体会,我总结了 5 个能帮助我保持专注和高效的习惯:

  1. 拒绝注意力迷宫——不要在电脑上登录微信等常用的 IM 工具,关闭手机通知提醒
  2. 异步沟通——直接留言与文档协作
  3. 延迟学习——意外的发现放进 Todo list
  4. 劳逸结合——让身体舒展,让脑子清理
  5. 佩戴耳机,聆听音乐

1. 拒绝注意力迷宫——不要在电脑上登录微信等常用的 IM 工具,关闭手机通知提醒

微信等常用社交软件就像一个黑洞,吞噬人的大量时间。只是由于一条新的消息到达加上你想要消灭小红点的强迫症,你自己很快就陷入各种信息的诱惑之中了,看看这种可能的注意力转移路径:


图1:注意力迷宫

而成功逃出迷宫可能得是一段可观的时间之后的事情了。 我不得不尝试关闭手机上的各种社交软件的通知,这样很大程度降低了我拿起手机查看的频率 。但是慢慢地,桌面端的微信客户端功能越来越多,先是可以查看朋友圈了,后来又可以刷视频号了……于是我又开始发现,桌面版的微信同样会让我很容易走神,我就开始不在上班时间登录桌面版微信,这同样能够帮助我专注于每天的工作。

屏蔽了手机通知,主动不去在电脑上登录微信,看似我跟不上很多信息了,但是至少我专注了,而且事实是,现在互联网上的很多信息同质化严重,真假难辨,你没有必要跟上。

2. 异步沟通——直接留言与文档协作

异步沟通是沟通双方不需要对收到的消息立马进行回应,而是等到自己某个空档或者习惯的时间窗口再统一进行消息阅读和回复等,比如电子邮件天然就是一种异步沟通的典范,只是国人大都不习惯邮件沟通的这种方式。

之所以提倡异步沟通,对我个人而言,主要是两方面的需要:

  • 降低思维上下文切换的开销 :因为人在切换要做的事情的时候,是需要回想事情的缘由、进度以及既定思路的,这些就是开销;
  • 降低焦虑 :焦虑是因为容易纠结别人消息一直未读、已读不回等,仿佛对方不回复,自己就没法继续工作了。想要不焦虑,只能调整自己的预期,预期大家都是异步沟通,也就平和了。

怎么做呢?常见分两种吧。

第一种,有一个零碎的事情需要别人帮忙提供意见或者决策,直接留言 。以前我总是觉得有什么事情等到对方有空了再说,但是这样事情可能就拖过头了。现在的我会倾向于: 想要沟通的事情,如果不是太复杂,一两句话就能说清楚的,那我就直接在 IM 软件里给对方留言 ,之后这个事情我也就不用担心自己会忘了,同时我也可以放心去做其他事情了,至于他是即时回复还是晚点回复,对我都不是问题,因为我一定是晚点才会回来看消息的。这里其实还有个好处,我总觉得我自己多少有些拖延症,但是通过这种有事早点留言的方式,我就不得不在更快的时间内处理完这个事情,因为一旦对方回复了我,我真的就不好意思拖着了。

第二种,涉及团队间沟通等复杂问题的,以协作文档形式沟通 。最近我负责的业务需要接入另一个中台团队他们的服务,但是因为只有一份简单的文档,又缺少很多上下文,所以很多东西看不明白。在架构师同事帮忙拉了群之后,我先是很认真地整理了一份问题清单,上面写清楚每一个问题的背景(e.g. 我想要用他们的服务做什么事),以及我参考的他们的文档的出处(e.g. 我理解的某个接口是我可以用来完成我想做的事),以及我的具体问题是什么(e.g. 有些地方跟我的需求有出入),同时尽可能以我自己的理解复述了一边,在文档上请求对方给予确认。到了第二个工作日的时候,很让我惊讶的是,同事在看到文档后,并没有在文档上直接回复,而是复制了问题再逐个发回群里逐个回复。后来我将他的回复拷贝回文档上,而他可能也意识到了我的用意,才开始在文档上直接回复。就这样,一次基于文档的异步沟通就这么完成,而且信息很聚焦,对于一个问题,沟通过程和结论都在一份文档里。 文档沟通的形式,一个是便于异步沟通,双方不用反复翻看聊天记录寻找上下文;另一个是帮我自己理清楚真正的问题,以及问题的条理表达,这既是对对方时间的尊重,也是确保沟通高效的方式。

3. 延迟学习——意外的发现放进 Todo list

刚开始入行工作没多久的时候,我就养成了一种至今都在使用的习惯:延迟学习。这种延迟学习不是指什么知识的学习都要延迟,而是指一些与当前需要优先完成的事情无关的有趣的东西都可以放进 Todo list,可以等业余时间再去学习研究,享受知识的快乐。

举个稍微具体的例子,程序员写代码的时候,为了解决一个问题,都会尝试在搜索引擎上寻找答案或者灵感,往往在这个时候会发现一些自己从来都不知道的技术,这些技术或者有趣或者酷炫,

“哇!(✧◡✧)好想赶紧学会掌握住啊!”

就像一个沙漠里寻找水源的人突然发现了一箱金子,这个意外发现很让人激动,但是容易让人忘了目标。而我在工作过程中也确实因为各种意外收获的技术思路而拓展了很多技术视野,当然,都是在没有影响本职工作的前提下,怎么做的呢?用 Todo list!

最开始的时候我使用了 Trello 来分门别类管理我想延后完成的一些技术学习:


图2:我的 Trello 看板

  • Blog:是我一些已经基本掌握的知识,我想要在业余时间整理分享的内容
  • labs:是我一些临时想到的技术上想要折腾的点子,放在心里手会发痒,所以先写下来,就不会总惦记着了
  • Topics:是我一些想要在一些技术分享会上交流的想法,可能会整理成幻灯片等

比如,我的 Blog 看板下就有这些:


图3:我的 Blog 看板

有些点子放了好几年,也都一直没去写,也有些点子很快就放弃了,也有一些干一半,还有一些真的就去写了,都很正常。有些想法当时很冲动,之后再去看一眼,就觉得实在没必要,所以延后是一种验证自己是否只是三分钟热度的好办法,真正的热爱会在之后依旧充满干劲。

除了记录点子,我也会把过程中想到的、看到的相关片段记录到对应卡片上,比如一些截图、日志或者自己给自己留的问题:

图4:一个记录过程中零碎信息的示例

而现在,因为喜欢使用 Notion,我在 Notion 记录了很多类似的东西,一旦后续整理完写成博客后,就会将其从Notion上删除:

图5:我在 Notion 上记录的东西

在日常中,将这些意外的惊喜都放进一个延迟处理的地方,会让我自己不至于偏离方向,更好地回归目标本身。就像是那个意外发现金子的寻水人,最好还是先做了个记号,然后要先找到水活下去,最后有可能的话,再回去带走金子。

4. 劳逸结合——让身体舒展,让脑子清理

保持高效工作的其中一个好方法,其实是适当停下工作。以我自己为例,过去我以像一头牛一样埋头苦干为荣,所以可能一埋头就是一整个半天,但是往往过程中不胜困顿,写着代码快睡着的体验也是常有的。最糟糕的是,可能干完才发现自己干错方向了,犁了半天的田,犁到别人家的田里去了。后来也是无意间发现,反倒是时不时停下来休息一下,当场回顾自己的工作,更能发现潜在的问题,更早纠正错误的方向。

在这点上,我的个人实践是使用 Stretchly 这个软件,它可以帮助用户在设定的时间间隔里弹出全屏的休息提醒,让你记得休息和调整。我的个人习惯是每 55 分钟休息 5 分钟,在这 5 分钟里,我会走动一下,扭扭腰,远眺一下,上个洗手间,吃个水果啥的,这样既可以避免自己长时间保持一个姿势,也可以让自己恢复几分清醒,我个人是好几次在这个过程突然发现自己技术方案上的缺陷。

对了,我一般也会在这几分钟里查看手机,回复重要消息等。

5. 佩戴耳机,聆听音乐

佩戴耳机也是一个老生常谈的方法,但是其实我并不提倡长时间佩戴耳机,除了开会,我自己会在两种情况下佩戴耳机:

  1. 环境嘈杂:比如周围很多人在讨论;
  2. 我自己很兴奋:比如我很期待接下来的工作内容,我想要有个音乐来助助兴。

对于听什么,最好是轻音乐或者自己听不懂的音乐,比如韩语歌曲,当然我是轻音乐最多,因为能够安抚内心,让自己平静一些。 佩戴耳机的另一个好处是,能够帮你屏蔽掉一些不必要的打扰 ,比如有些人看到你戴着耳机,那他可能就会多评估下一个事情是否真的需要当面跟你沟通,也许一些不必要的当面沟通也就这样省略了。

总结

工作的高效,一方面是专业技能的得心应手,另一方面是控制自己的注意力不被各种形形色色的东西所分散。上面总结的 5 个习惯:

  • 屏蔽微信等让我减少走神的机会;
  • 异步沟通让我灵活工作,减少焦虑;
  • 延迟学习让我聚焦目标,不受突如其来的诱惑控制,但是也不耽误我多学习新的技能;
  • 劳逸结合让我更注重工作的策略性;
  • 适度使用耳机可以帮助我静心工作,同时减少干扰。

诚然,我没有100%的时间里都做到这些,但是总体上我自己是有很大受益的,所以希望能够分享出来,或许能够给其他人提供灵感。

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延迟学习,这是我经常踩进去的陷阱,学到了。

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